Langweilige Sitzungen sind Bürokratie!

Langweilige Sitzungen sind Bürokratie!

Der Tagesanzeiger berichtete am 21. September über die hohen Kosten von unnützen Sitzungen. Viele Angestellte haben den Eindruck, heute mehr Meetings denn je zu haben. Oft beginnen die ersten Runden bereits vor acht Uhr morgens und ziehen sich bis weit in den Vormittag. Bis zum Feierabend haben viele Beschäftigte vier oder mehr Sitzungen hinter sich gebracht.

Zurück bleibt nicht selten ein Gefühl von Ausgelaugtheit und Leere zum Teil gar von Frustration. Gemäss den Experten Gunther Wolf und Kurt Schaffner, schreibt der Tagesanzeiger, seien zwei Drittel der Mitarbeitenden mit den Sitzungsergebnissen unzufrieden. Und was noch mehr aufhorchen lässt, 70 Prozent aller Massnahmen, die in Besprechungen beschlossen werden, werden scheinbar nicht umgesetzt.

Damit Sitzungen effizienter und für die Teilnehmer nicht zu einer Qual werden, geben die beiden Experten dem Tagesanzeiger-Leser die üblichen Tipps: Meeting nur einberufen, wenn es unbedingt nötig ist, nur jene Beschäftigten einladen, die etwas zur Sitzungsarbeit beitragen können, klar strukturierte Agenda und eine straffe und zielorientierte Gesprächsleitung.

Den scheinbar ultimativen Tipp gibt Betriebspsychologe Wolf im Tagesanzeiger : „Wir meeten im Stehen. Im Stehen fallen die Beschlüsse schneller!“ ist Wolf überzeugt.

Diese Tipps halten bestimmt die Kosten tief und die Beschlüsse werden schnell gefasst.

Wir von der konzeptwerkstatt gehen da einen anderen Ansatz.

Meetings sollen Spass machen!

Sie denken jetzt, wir werden fürs Arbeiten bezahlt und nicht fürs Spass machen! Korrekt. Wir stellen aber die Frage „Wie bringt man Mitarbeiter dazu, ihr Verhalten zu ändern?“ in den Mittelpunkt. Gut zureden? Überzeugend argumentieren? Oder gar bedrohen? All dies ist aber niemals so wirkungsvoll wie: Den Spieltrieb des Menschen zu wecken!

Als kurzes Beispiel das Experiment von Volkswagen Schweden, welches eine Treppe der U-Bahnstation im Zentrum von Stockholm in ein grosses Klavier verwandelt. Bei jedem Schritt entsteht ein Ton und macht somit alle Treppensteiger zu Pianisten. Das Resultat ist verblüffend: Das anstrengende Treppensteigen macht plötzlich Spass! Mit dem Resultat, dass 66% mehr die Treppe verwenden.

Nun, unsere Kreativitäts-Tipps sollen Ihre Mitarbeiter nicht zum Treppen steigen animieren, sondern den Output von Meetings produktiver und insbesondere auch kreativer gestalten. Ausserdem sollen sie die Mitarbeiter zum mitarbeiten respektive mitdenken motivieren.

Deshalb werden wir Ihnen in unserer neuen Blogreihe „Meeting-Games“ einige neue Vorgehensweisen präsentieren, wie Sie Ihre Meetings oder Workshops aufpeppen können. Hier unser erstes Meeting-Game:

Der 100.– Test

Merkmale des Games
Mit dem 100.—Test kann man zusammen mit seinem Projektteam imaginäre 100.—ausgeben und dadurch eine Liste von Optionen, Produktefeatuers oder Tasks priorisieren.

Anzahl Spieler
3 – 5 Spieler je Team

Dauer
30 Minuten

Hilfsmittel
1 Flipchart pro Team

So wird gespielt
Als Vorbereitung für den Workshop wird eine Matrix mit den zu priorisierenden Optionen erstellt. Die Matrix beinhaltet drei Spalten. Spalte 1 mit den Optionen, Spalte 2 mit dem Betrag, welchen die Gruppe dafür bereit ist auszugeben und in Spalte 3 die Gründe dafür.

Zu Beginn des Spiels wird den Sitzungsteilnehmern die Problemstellung erklärt:
Die Gruppe hat ein Gesamtbudget von 100.- , welches für alle Optionen auf der Liste eingesetzt werden kann. Der Frankenbetrag repräsentiert die Wichtigkeit der jeweiligen Option. Die Gruppe muss sich gemeinsam auf einen Frankenbetrag je Option einigen.

Nun hat die Gruppe 20 Minuten Zeit, um die 100.— auszugeben und die jeweiligen Ausgaben zu begründen.

Ziel
Das Spiel wurde von Softwareentwicklern entwickelt, um gemeinsam mit deren Usern die zukünftigen Entwicklungen zu priorisieren. Der 100.- Test kann aber in jeder Situation, wo ein Mangel an Ressourcen besteht, eingesetzt werden. Der Betrag von 100.— kann natürlich auch je nach Bedürfnis angepasst werden, z.B. für Banker auf 100 Mio.

Viel Erfolg und noch mehr Spass

Thomas Landis – konzeptwerkstatt GmbH

P.S. Kennen Sie bereits unsere 7 Tipps für ein besseres Brainstorming?

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